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Para dar de alta un cliente en el sistema, vamos a la pantalla general de clientes y hacemos clic en “Nuevo”. Al hacer esto nos aparece en la pantalla una ficha de cliente en blanco, con distintas pestañas que tenemos que completar. Por defecto y porque es la primera pestaña que debemos completar obligatoriamente, la ficha se abre en la pestaña “Principal”.
Una vez hemos completado las pestañas de “Datos personales” y de “Medios de pago”, podemos proceder a realizar una venta al cliente, si fuera el caso. Sólo necesitamos pinchar en “Guardar” al finalizar de introducir los datos en todas las pestañas, ya que al hacerlo, no sólo se guardarán los datos sino que se cerrará la ficha del cliente y regresaremos al listado principal de clientes.
Principal
En esta pestaña tenemos muchos campos para completar todos los datos del cliente, si bien hay que recordar que los únicos obligatorios son los que aparecen en negrita y con un asterisco: “Nombre” y “Tipo de cliente”.
También podemos incluir una foto del cliente o el logotipo de la empresa, por ejemplo.
Acceso a extranet:
Si tenemos contratada la opción “Extranet de clientes”, introducimos en este apartado el usuario y la contraseña que queremos adjudicarle a este cliente en concreto, para que pueda acceder con estos datos a la extranet y ver su expediente. Ambos datos los podemos cambiar siempre que queramos, simplemente reescribiendo encima y acordándonos de aplicar y aceptar los cambios.
Medios de pago
Un cliente puede tener distintos medios de pago, para poder pagar varios productos de diferentes formas, según le convenga y nos indique a la hora de realizar la venta, por lo que en este apartado procederemos a dar de alta todos los medios de pago del cliente.
Para dar de alta un medio de pago, hacemos clic en “Nuevo” y completamos los campos según corresponda en la siguiente pantalla.
Según la ley, en el caso de que sea una domiciliación bancaria, es importante que descarguemos el Mandato haciendo clic en “IMPRIMIR MANDATO” para tenerlo firmado por nuestro cliente.
Una vez introducidos todos los datos, pinchamos en el botón de “Aceptar” y podemos proceder a dar de alta otro medio de pago si fuera necesario.
Otras pestañas de la ficha del cliente:
Facturas
En esta pestaña accedemos al listado de las facturas del cliente y podemos realizar algunas acciones, como imprimirlas, editarlas, copiar facturas, fusionar facturas o crear una nueva.
Cursos
En este apartado encontraremos un listado de todos los cursos del cliente. Desde aquí podemos ver los grupos de cada curso, editar los cursos o crear cursos nuevos, dejar constancia de posibles incidencias y ver un cronograma de los cursos del cliente.
Alumnos
En este apartado aparecerán los alumnos asociados al cliente y desde esta pantalla tenemos la opción de editar cada alumno, accediendo a su ficha personal. Los alumnos se asocian al cliente en la pestaña de datos personales de su ficha y, al hacerlo, aparecen automáticamente en la lista de alumnos del cliente.
Contactos
En este apartado podemos dejar constancia de los contactos que tenemos en la empresa. Para agregar un contacto, pinchamos en “Contactos” y “Nuevo contacto” y completamos los datos de la pantalla que nos aparece:
Fundación tripartita
Si en nuestra academia trabajamos con formación bonificada, en este apartado debemos completar estos campos para obtener más adelante el listado con los datos necesarios para enviar a la fundación.
Mensajes
En esta pestaña se quedarán registrados los mensajes enviados al cliente, para poder consultarlos cuando sea necesario.