Las formas de pago se definen de manera individual para cada curso creado.
Antes de comenzar a generar formas de pago es recomendable configurar inicialmente los periodos del curso.
La ruta de acceso es: Editar curso > F. Plantillas de pago (Facturación Plantillas de pago)
- Podemos definir el periodo como la unidad mínima de contratación en un curso. Normalmente meses o semanas entre la fecha de inicio y de fin del curso. Primero tenemos que establecer qué duración van a tener los periodos que utilizamos para realizar los cobros.
- Pulsamos en el botón “Periodos“.
- Pinchamos en “Asistente”:
- Las casillas fecha inicio y fecha fin muestran las fechas de inicio y fin del curso definidas al crear el curso.
- Seleccionamos mes o semana y el número de los mismos que van a establecer dicho periodo. Por ejemplo: si queremos que los periodos de cobro sean quincenales seleccionamos “semana” y “2”, si queremos que sean periodos mensuales, escogemos “mes” y “1” ó si queremos facturar por trimestre, escogeremos “mes” y “3”.
- Guardamos los cambios y en la ventana se mostrarán los periodos resultantes. Pulsando el icono del lápiz a la derecha de cada periodo individual podemos editar su nombre y su fecha de inicio y fin.
- Importante: Los periodos no pueden cruzarse. Es decir que un periodo no puede empezar antes de que termine el periodo anterior.
- Formas de Pago. Una vez creados los periodos configuramos las formas de pago que queremos que estén disponibles para el curso que estamos creando. Puede ser una única forma de pago o pueden ser varias. Pinchamos en “Formas de pago” y en “Nuevo”. Completamos los campos de la ventana:
- Nombre. Escribimos el nombre para identificar esta modalidad de pago (semanal, quincenal, mensual, bimensual, anual, etc)
- Orden: indicamos el número que establecerá el orden en el que aparecerá en la lista (1 el primero, etc)
- Modo. Elegimos el modo en el que queremos que se repartan los recibos:
- Reparto recibos (importe). Introducimos el importe que queremos que se cobre por cada periodo. Y seleccionamos si queremos que se cobre mediante un único recibo o que se genere un recibo por cada periodo. Veremos entonces los recibos creados en la parte inferior de la pantalla. En este momento, podemos decidir si queremos eliminar algún recibo (para lo que pinchamos en “borrar recibo” o si queremos añadir algún cargo adicional a cualquiera de los recibos (haciendo clic en “Añadir contenido”). Si pinchamos en “Borrar contenido”, el sistema eliminará esa línea de cargo y, en el caso de que no haya ninguna otra, el recibo seguirá existiendo pero con importe cero. También podemos añadir algún recibo adicional haciendo clic en “Añadir recibo”, lo que creará un nuevo recibo al final de la lista de recibos, que tendremos que modificar tanto en fechas como en el concepto que le queramos poner.
- Reparto recibos (porcentaje): reparte el total del importe a cobrar en porcentajes iguales para cada periodo.
- Bono de clases. Si queremos utilizar esta modalidad, indicamos el número de clases que tendrá el bono y el importe de cada clase, de manera que el programa calculará directamente el importe total del bono. Cada vez que el alumno asista a una clase y confirmemos su asistencia, se le descontará del número de clases que tenga contratado en su bono. Igual que en el apartado anterior, podemos generar un recibo adicional al bono, indicando la fecha de cargo, el concepto, importe, etc.
- Importe / unidad. Esta modalidad puede ser recomendable para la venta de servicios que vendamos por unidades y con un importe fijo. Para la venta de cursos no es recomendable, pero sí podríamos utilizarla en el caso de querer realizar la venta de algún tipo de material de manera puntual, (si no tenemos contratado el módulo adicional de TPV), teniendo en cuenta que no podemos llevar de esta manera un control del stock. Indicaremos un precio total, que corresponderá al precio que cobraremos cada vez que vendamos una unidad.
- Por noche. Esta modalidad está pensada para gestionar el cobro de los alojamientos que proporcionamos a nuestros alumnos. Tenemos que indicar el número mínimo de noches que queremos vender, el precio al que vendemos este numero de noche y el coste que tiene para nosotros este numero de noche.
- Por numero de periodos: Indicamos el numero de periodos mínimo que queremos facturar y el precio de un periodo.
- Por defecto: marcamos esta opción si queremos que esta modalidad de pago venga marcada como elección predeterminada al realizar la venta del curso.
- Fraccionada: Indica si esta forma de pago esta fraccionada, es decir si el importe total del curso esta divido en varios recibos.
- Cobrar cantidad íntegra: Indica que no se puede hacer cobros parciales del importe del recibo.
- Implica generar devolución: Uso particular para Matriculas y Inscripciones si deseamos devolver el importe de la matricula o de la inscripción. Esta devolución se incluirá al ultimo recibo generado para una matricula.