Organizando nuestra empresa si tenemos varias áreas de formación
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Un departamento es un área creada, sobre todo, a nivel organizativo interno de la empresa. Es necesario disponer de, al menos, un departamento y es conveniente utilizar más de un departamento en nuestra organización cuando la oferta formativa no es igual en distintas áreas y nos interesa que la información relativa a la misma se encuentre por separado para mejorar la organización de la gestión diaria. No obstante, no es siempre recomendable tener más de un departamento sólo por este motivo porque la gestión puede complicarse sin necesidad. Por favor, contacte con nuestro departamento de soporte que le asesorarán en este punto. Por tanto, la creación de al menos un departamento es obligatoria para la imputación posterior de la oferta formativa. Cada departamento tendrá su propio árbol de cursos y servicios. Una vez creados y configurados los departamentos siempre deberemos trabajar con uno seleccionado (menú superior). Sin departamento seleccionado Atenea no permitirá realizar ciertas tareas. Además es recomendable trabajar siempre con un centro seleccionado.
Un departamento debe tener asociada al menos una enseñanza y una o varias series de numeración. Esto posibilita que cada enseñanza tenga su departamento y que la información de cada uno no se comparte con el resto. Por ejemplo: cuando estamos trabajando en Atenea en el departamento de francés sólo veremos los cursos y datos relativos a este departamento, aunque tengamos también departamento de alemán, de inglés, etc.
Por defecto, el sistema dispone de un departamento creado a modo de ejemplo, llamado “Escuela de idiomas”. Igual que hemos hecho en ocasiones anteriores, lo podemos modificar haciendo clic en “editar”.
Completaremos:
- Nombre del departamento.
- Código, nombre corto del departamento.
- Empresa, configurada previamente.
- Lista de enseñanzas asociadas departamento, deben haber sido creadas previamente. Recuerda que una misma enseñanza se puede asociar a distintos departamentos.
- Lista de series de numeración del departamento, deben haber sido creadas previamente. Recuerda que una misma serie se puede asociar a distintos departamentos.
Al finalizar, hacemos clic en “Aceptar”.
Asignar un calendario base a un departamento
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Puede darse el caso de que tengamos una empresa de formación con varios departamentos y que cada uno se rija por un calendario distinto, con vacaciones y festividades diferentes.
Al modificar el calendario base de un departamento, automáticamente todos los cursos y grupos que dependan de él se regirán por este calendario (aunque podremos modificarlos también si es necesario).
Para editar el calendario, en la pantalla de configuración general de departamentos, nos situamos con el ratón sobre el departamento que nos interese, hacemos clic en “Acciones” y a continuación pinchamos en “Calendario”.
Hacemos las modificaciones de las festividades que deseemos tal y como se explica en “crear calendario base” y aplicamos los cambios de nuestro calendario hasta los grupos.