Configuración y creación de una serie de numeración
Acceso al sistema y primeros pasos
El proceso de creación se gestiona desde el panel de administración central de la plataforma. Para iniciar la configuración, es necesario dirigirse al menú de configuración general, desplegar las opciones correspondientes a departamentos y seleccionar el apartado específico de series de numeración. Una vez dentro de esta sección, se debe pulsar el botón para añadir un nuevo registro y comenzar a introducir los datos de identificación, empezando por asignar un nombre claro y descriptivo a la serie, como por ejemplo el año de vigencia.
Parámetros temporales y de activación
Al configurar una serie, la acotación temporal es un factor crítico que define cuándo empezará a aplicarse el registro de los cobros:
- Año lectivo: Si el centro organiza su facturación en base al ciclo escolar, la fecha de inicio de la serie de numeración debe establecerse en el mes de septiembre.
- Año natural: Si la gestión se realiza por ejercicios fiscales estándar, la serie comenzará a aplicar en enero del año correspondiente y se deberá fijar una fecha de caducidad estricta para el 31 de diciembre de ese mismo periodo.
Parámetros de numeración, prefijos y restricciones
Cálculo de cifras y número de inicio
La plataforma requiere definir con precisión el punto de partida de la facturación y la previsión del volumen de transacciones:
- Número de inicio: Por regla general, y para mantener una contabilidad limpia, se indica el número uno como el dígito inicial en el campo de empezar por.
- Cálculo de dígitos: Es indispensable estimar el volumen aproximado de recibos que se van a generar. Si la previsión es emitir un máximo de 999 recibos, bastará con configurar tres cifras. Sin embargo, si existe la posibilidad de superar esa cantidad, se deben establecer obligatoriamente cuatro cifras para permitir que el sistema pueda generar más de 1000 documentos sin bloqueos.
Restricciones de caracteres en el prefijo
El campo de prefijo sirve para identificar visualmente que los recibos pertenecen a la serie específica que se está construyendo (utilizando códigos identificativos como, por ejemplo, R24). Durante este paso, la plataforma cuenta con una restricción técnica crucial: no se admiten barras diagonales u otros caracteres especiales debido a que el sistema genera un error de validación. En su lugar, es obligatorio utilizar un guion para separar los elementos del prefijo.
Aplicación de módulos y vinculación institucional
Segmentación por tipos de cobro y venta online
Una misma serie de numeración puede tener múltiples aplicaciones dentro del ecosistema de Atenea mediante la activación de casillas de verificación específicas:
- Gestión de abonos: Si se desea que la serie controle también las facturas rectificativas o devoluciones, se debe marcar la casilla de abonos; de lo contrario, el sistema obligará a crear una serie independiente para este fin.
- Pasarela de venta online: Para integrar la facturación con los procesos automatizados de reservas online o matriculaciones digitales, es imperativo activar la casilla de aplicar a venta online.
Vinculación final obligatoria
El último paso indispensable para que la serie de numeración sea operativa y aparezca disponible al facturar es la relación estructural. El usuario debe conectar directamente la serie creada con el centro o centros correspondientes, así como con los departamentos específicos donde se vaya a utilizar. Sin esta vinculación institucional, el proceso no se completará correctamente, aunque los datos numéricos se hayan guardado.
Recomendaciones y buenas prácticas
- Realizar una estimación al alza del número de cifras de la serie para evitar que el sistema agote los números disponibles a mitad del periodo escolar o fiscal.
- Evitar por completo el uso de barras en la configuración del prefijo y sustituirlas sistemáticamente por guiones para prevenir fallos en la base de datos.
- Comprobar siempre la correcta vinculación de los departamentos y centros justo después de guardar la serie, utilizando el filtro de fecha de inicio para verificar que el registro más reciente está activo.
Conclusiones
La gestión de series de facturación en Atenea requiere una planificación previa respecto al calendario (lectivo o natural) y al volumen documental del centro. El éxito del proceso radica en respetar las restricciones de caracteres especiales y, de manera fundamental, en recordar asociar la serie a sus respectivos centros y departamentos para que el sistema la reconozca en los módulos de cobro y matriculación online.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué ocurre si introduzco una barra en el prefijo de la serie de numeración?
El sistema no admite caracteres especiales en este campo, por lo que introducir una barra provocará un error de validación al intentar guardar la configuración.
¿Cuántas cifras debo configurar si preveo emitir más de mil recibos?
Se deben configurar un mínimo de cuatro cifras para que el sistema tenga la capacidad técnica de superar el umbral de los 1000 recibos.
¿Cuándo debe comenzar la serie si mi centro trabaja por año lectivo?
Las series de numeración orientadas al año lectivo deben configurarse para iniciar su activación en el mes de septiembre.
¿Se puede usar la misma serie de numeración para las devoluciones?
Sí, es posible utilizarla para los abonos siempre y cuando se marque explícitamente la casilla de verificación correspondiente durante la configuración.
¿Por qué no aparece la nueva serie al intentar realizar una matriculación en la web?
Esto suele deberse a que se ha omitido el paso de marcar la casilla de “aplicar a venta online” o a que no se ha relacionado correctamente la serie con el centro y el departamento correspondiente.
