La herramienta de fusión de clientes permite detectar clientes que están dados de alta más de una vez en el sistema y combinarlos en un único registro, conservando toda la información relevante.
¿Para qué sirve?
Con el tiempo es habitual que un mismo cliente aparezca registrado varias veces, ya sea con distintas grafías del nombre, un NIF diferente o, sencillamente, porque se ha dado de alta por error en más de una ocasión.
Esta pantalla le permite:
- Detectar automáticamente qué clientes están duplicados.
- Decidir cuál de ellos es el definitivo, es decir, el que se conserva.
- Revisar y elegir qué datos quedan en el registro final.
- Reasignar automáticamente al cliente definitivo todos los alumnos, facturas, recibos y demás información vinculada a los duplicados.
- Eliminar los duplicados una vez realizada la fusión.
Paso 1 — Lista de clientes duplicados
Al entrar en la pantalla de fusión, el sistema muestra una tabla con todos los grupos de clientes que ha detectado como posibles duplicados.
Cada fila representa un grupo de clientes que comparten el mismo nombre, NIF o pasaporte.
Columnas de la tabla
| Columna | Qué indica |
|---|---|
| Nombre | Nombre del primer cliente del grupo. |
| NIF | NIF del primer cliente del grupo. |
| Pasaporte | Pasaporte del primer cliente, si dispone de él. |
| Criterio | Motivo por el que los registros se consideran duplicados, como el mismo nombre o el mismo NIF. |
| Registros | Número de clientes que forman el grupo. |
| Botón Merge | Permite acceder al formulario de fusión de ese grupo. |
Filtros disponibles
- Buscar: escriba parte del nombre, NIF o pasaporte para localizar un grupo concreto.
- Solo clientes activos: esta opción aparece marcada por defecto y muestra únicamente los grupos en los que al menos uno de los clientes tiene alguna matrícula vigente. Los demás duplicados del mismo grupo también se muestran, aunque estén inactivos. Desmarque la casilla para ver todos los duplicados, incluidos los grupos en los que ningún cliente tiene actividad reciente.
Pulse el botón Merge de la fila correspondiente para acceder al formulario de fusión.
Paso 2 — Formulario de fusión
Elegir qué cliente se queda
En la parte superior de la tabla hay una columna por cada cliente del grupo. En la cabecera de cada columna aparece el nombre del cliente y un botón de selección.
Marque el cliente que desea conservar. Este será el superviviente, es decir, el registro que permanecerá en el sistema después de la fusión. Los demás registros se eliminarán.
El superviviente seleccionado se identifica mediante la etiqueta SE QUEDA.
Ver la ficha de un cliente
En la cabecera de cada columna aparece un botón azul con un icono de enlace externo. Al pulsarlo, se abre la ficha completa del cliente en una nueva pestaña.
De esta forma puede consultar todos sus datos antes de decidir qué registro debe conservarse.
Quitar un cliente de la fusión
Si alguno de los clientes detectados no es realmente un duplicado y no debe formar parte de la fusión, pulse el botón de la papelera, identificado con un icono rojo, en su columna.
El formulario se recargará sin ese cliente. Esta acción no elimina ni modifica su registro; únicamente lo excluye de la fusión actual.
Nota: la papelera solo está disponible para los clientes que no son el superviviente seleccionado en ese momento. Para quitar al superviviente actual, primero debe seleccionar otro cliente como el que se queda.
Añadir otro cliente a la fusión
Si sabe que existe otro cliente duplicado que no aparece en el grupo actual, pulse el botón + situado en la última columna de la cabecera.
Se abrirá un buscador desde el que podrá seleccionar uno o varios clientes adicionales. Una vez confirmada la selección, estos se añadirán al formulario.
Los colores de las filas
La tabla muestra una fila por cada dato del cliente, como el nombre, el NIF, la dirección o el teléfono.
El color de cada fila indica el estado de ese dato entre todos los registros del grupo:
| Color | Significado |
|---|---|
| Verde | Todos los clientes tienen el mismo valor. No es necesario tomar ninguna decisión. |
| Azul | Solo algunos clientes tienen un valor y los demás tienen el campo vacío. El sistema propone completar automáticamente el registro superviviente con ese valor. |
| Naranja | Los clientes tienen valores diferentes. Debe decidir cuál desea conservar. |
De forma predeterminada solo se muestran las filas relevantes, es decir, aquellas que contienen diferencias.
Para consultar todos los campos, marque la casilla “Mostrar también los campos con el mismo valor en todos los registros”.
Decidir qué datos conservar
La columna del cliente superviviente es la única que puede editarse.
Para cada campo puede realizar las siguientes acciones:
- Escribir o modificar el valor directamente en la celda.
- Copiar el valor de otro cliente pulsando el botón ◀ de la celda correspondiente.
- Añadir el valor de otro cliente al final del valor que ya tiene el superviviente pulsando el botón + de la celda. Esta opción solo está disponible en campos de texto.
- Mantener el valor propuesto por el sistema. Los campos de color azul aparecen completados automáticamente.
Los campos en conflicto, identificados en color naranja, no impiden ejecutar la fusión. No obstante, es recomendable revisarlos antes de continuar.
Medios de pago
Debajo de la tabla de campos aparece la sección de medios de pago, que reúne todos los medios de pago asociados a los clientes incluidos en el grupo.
Para cada medio de pago puede marcar las siguientes opciones:
- Activo: indica si el medio de pago debe permanecer activo en el cliente definitivo.
- Por defecto: identifica el medio de pago que se utilizará preferentemente. Solo puede haber uno marcado como predeterminado.
- Borrar: elimina el medio de pago. Si tiene facturas o recibos asociados, no podrá borrarse y la columna correspondiente lo indicará.
El sistema propone automáticamente un estado inicial razonable. Por ejemplo, puede marcar para eliminar los medios de pago duplicados que tengan el mismo banco e IBAN.
Puede modificar esta selección antes de ejecutar la fusión.
Contactos
Debajo de los medios de pago aparece la sección de contactos del cliente. Esta sección incluye las personas de contacto que tienen un usuario asignado en el sistema.
Marque cuál de ellas debe quedar como contacto principal del cliente definitivo.
Solo puede haber un contacto principal.
Ejecutar la fusión
Una vez revisados todos los datos, dispone de las siguientes opciones:
- Ejecutar Merge: fusiona el grupo actual. Si el cliente tiene alumnos duplicados, el sistema abre automáticamente el formulario de fusión de esos alumnos. Al terminar todo el proceso, regresa a la pantalla desde la que se inició la operación.
- Guardar y Siguiente: fusiona el grupo actual y pasa directamente al siguiente grupo de clientes duplicados de la lista, sin regresar al listado.
- Cancelar: abandona la fusión sin realizar ningún cambio.
Importante: la fusión es irreversible. Una vez ejecutada, los registros duplicados se eliminan. Revise cuidadosamente todos los datos antes de pulsar el botón.
Fusión encadenada con alumnos
Después de fusionar un cliente, el sistema comprueba automáticamente si ese cliente tiene alumnos duplicados.
Si existen duplicados, se abre a continuación el formulario de fusión de alumnos correspondiente a ese cliente. Si no existen, el sistema regresa directamente a la pantalla de origen.
Consulte la ayuda de Fusión de alumnos duplicados para obtener más información sobre este proceso.