La herramienta de fusión de alumnos permite detectar alumnos que están dados de alta más de una vez en el sistema y combinarlos en un único registro, conservando toda la información relevante.
¿Para qué sirve?
Es habitual que un mismo alumno aparezca registrado con diferentes datos, como un NIF distinto, variantes del nombre o diferencias en la fecha de nacimiento.
Esta pantalla le permite:
- Detectar automáticamente qué alumnos están duplicados.
- Decidir cuál de ellos es el definitivo, es decir, el que se conserva.
- Revisar y elegir qué datos quedan en el registro final.
- Reasignar automáticamente al alumno definitivo todas sus matrículas, descuentos, consentimientos y demás información vinculada a los duplicados.
- Eliminar los duplicados una vez realizada la fusión.
¿Cómo se accede?
La fusión de alumnos puede iniciarse de tres formas:
- Desde el menú de fusión de alumnos: permite acceder a la lista de todos los grupos de alumnos duplicados detectados en el sistema o a los alumnos de un cliente concreto.
- De forma encadenada tras una fusión de clientes: al fusionar un cliente, si este tiene alumnos duplicados, el sistema abre automáticamente el formulario de fusión de alumnos.
- Desde el listado de alumnos: mediante la acción Merge, disponible en el menú de acciones de cada alumno.
Paso 1 — Lista de alumnos duplicados
Al entrar directamente en la pantalla de fusión de alumnos, el sistema muestra una tabla con todos los grupos de alumnos que ha detectado como posibles duplicados.
Cada fila representa un grupo de alumnos que comparten el mismo NIF, el mismo pasaporte o la misma combinación de nombre y fecha de nacimiento.
Columnas de la tabla
| Columna | Qué indica |
|---|---|
| Alias | Alias o nombre del primer alumno del grupo. |
| NIF | NIF del primer alumno del grupo. |
| Pasaporte | Pasaporte del primer alumno, si dispone de él. |
| Fecha de nacimiento | Fecha de nacimiento del primer alumno. |
| Criterio | Motivo por el que los registros se consideran duplicados, como el mismo NIF o el mismo alias y fecha de nacimiento. |
| Registros | Número de alumnos que forman el grupo. |
| Botón Merge | Permite acceder al formulario de fusión de ese grupo. |
Filtros disponibles
- Buscar: escriba parte del nombre, alias, NIF o pasaporte para localizar un grupo concreto.
- Solo alumnos activos: esta opción aparece marcada por defecto y muestra únicamente los grupos en los que al menos uno de los alumnos tiene alguna matrícula vigente. Los demás duplicados del mismo grupo también se muestran, aunque estén inactivos. Desmarque la casilla para ver todos los duplicados, incluidos los grupos en los que ningún alumno tiene actividad reciente.
Pulse el botón Merge de la fila correspondiente para acceder al formulario de fusión.
Paso 2 — Formulario de fusión
Elegir qué alumno se queda
En la parte superior de la tabla hay una columna por cada alumno del grupo. En la cabecera de cada columna aparece el nombre del alumno y un botón de selección.
Marque el alumno que desea conservar. Este será el superviviente, es decir, el registro que permanecerá en el sistema después de la fusión. Los demás registros se eliminarán.
El superviviente seleccionado se identifica mediante la etiqueta SE QUEDA.
Ver la ficha de un alumno
En la cabecera de cada columna aparece un botón azul con un icono de enlace externo. Al pulsarlo, se abre la ficha completa del alumno en una nueva pestaña.
De esta forma puede consultar todos sus datos antes de decidir qué registro debe conservarse.
Quitar un alumno de la fusión
Si alguno de los alumnos detectados no es realmente un duplicado y no debe formar parte de la fusión, pulse el botón de la papelera, identificado con un icono rojo, en su columna.
El formulario se recargará sin ese alumno. Esta acción no elimina ni modifica su registro; únicamente lo excluye de la fusión actual.
Nota: la papelera solo está disponible para los alumnos que no son el superviviente seleccionado en ese momento. Para quitar al superviviente actual, primero debe seleccionar otro alumno como el que se queda.
Añadir otro alumno a la fusión
Si sabe que existe otro alumno duplicado que no aparece en el grupo actual, pulse el botón + situado en la última columna de la cabecera.
Se abrirá un buscador desde el que podrá seleccionar uno o varios alumnos adicionales. Una vez confirmada la selección, estos se añadirán al formulario.
Los colores de las filas
La tabla muestra una fila por cada dato del alumno, como el nombre, los apellidos, el NIF, la dirección o el teléfono.
El color de cada fila indica el estado de ese dato entre todos los registros del grupo:
| Color | Significado |
|---|---|
| Verde | Todos los alumnos tienen el mismo valor. No es necesario tomar ninguna decisión. |
| Azul | Solo algunos alumnos tienen un valor y los demás tienen el campo vacío. El sistema propone completar automáticamente el registro superviviente con ese valor. |
| Naranja | Los alumnos tienen valores diferentes. Debe decidir cuál desea conservar. |
De forma predeterminada solo se muestran las filas relevantes, es decir, aquellas que contienen diferencias.
Para consultar todos los campos, marque la casilla “Mostrar también los campos con el mismo valor en todos los registros”.
Decidir qué datos conservar
La columna del alumno superviviente es la única que puede editarse.
Para cada campo puede realizar las siguientes acciones:
- Escribir o modificar el valor directamente en la celda.
- Copiar el valor de otro alumno pulsando el botón ◀ de la celda correspondiente.
- Añadir el valor de otro alumno al final del valor que ya tiene el superviviente pulsando el botón + de la celda. Esta opción solo está disponible en campos de texto.
- Mantener el valor propuesto por el sistema. Los campos de color azul aparecen completados automáticamente.
Los campos en conflicto, identificados en color naranja, no impiden ejecutar la fusión. No obstante, es recomendable revisarlos antes de continuar.
Descuentos
Debajo de la tabla de campos aparece la sección de descuentos del alumno, que reúne todos los descuentos asignados a los alumnos incluidos en el grupo.
Un mismo alumno no puede tener dos veces el mismo tipo de descuento. Por este motivo, cuando existen descuentos repetidos, el sistema propone automáticamente cuáles deben eliminarse marcando la opción Borrar.
Puede modificar esta selección antes de ejecutar la fusión.
Si existen descuentos del mismo tipo y ninguno de ellos está marcado para eliminarse, el sistema mostrará un aviso y no permitirá continuar hasta que se resuelva el conflicto.
Ejecutar la fusión
Una vez revisados todos los datos, dispone de dos opciones:
- Ejecutar Merge: fusiona el grupo actual y regresa a la pantalla desde la que se inició la operación, como el listado de alumnos o la ficha del cliente.
- Cancelar: abandona la fusión sin realizar ningún cambio.
Importante: la fusión es irreversible. Una vez ejecutada, los registros duplicados se eliminan. Revise cuidadosamente todos los datos antes de pulsar el botón.
Fusión iniciada desde la ficha del cliente
Cuando la fusión de alumnos se inicia automáticamente después de fusionar un cliente, la lista de duplicados muestra únicamente los alumnos pertenecientes a ese cliente.
En la parte superior aparece también un botón Cerrar, que permite volver al listado de fusión de clientes.
Al finalizar la fusión de alumnos, el sistema regresa automáticamente a la pantalla desde la que se inició el proceso, normalmente el listado de clientes duplicados o la ficha del cliente.