¿Qué es un Curso Académico en Atenea y para qué sirve?
En la plataforma Atenea, un curso académico es la representación digital de un año lectivo completo. Este parámetro está delimitado de forma estricta por una fecha de inicio y una fecha de fin. Por lo general, este periodo se configura desde septiembre u octubre hasta junio o julio del año posterior, aunque este ERP educativo permite adaptarlo con total flexibilidad al formato de año natural (de enero a diciembre) según el calendario de la escuela.
La utilización de este módulo de gestión académica ofrece dos ventajas operativas fundamentales para el equipo administrativo:
- Optimización de búsquedas y filtrados: Al implementarlo, se añade una columna específica en la vista general que permite localizar ofertas formativas directamente por su año lectivo correspondiente. Esto evita la necesidad de filtrar manualmente cruzando rangos de fechas de inicio y fin.
- Automatización mediante copia masiva: Es la mayor ventaja de esta herramienta de automatización de academias, ya que faculta al gestor para clonar toda la estructura de asignaturas de un año para otro de golpe, ahorrando horas de trabajo operativo al no tener que replicarlas una a una.
¿Para qué centros de formación está recomendada esta función?
Esta metodología de organización en la gestión de cursos está especialmente dirigida a academias y escuelas cuyos periodos lectivos comparten calendarios homogéneos. Si la gran mayoría de tus aulas comienzan y finalizan en fechas similares, estructurar tu árbol de productos bajo cursos académicos es la opción ideal.
Por el contrario, si gestionas cursos muy cortos (de dos o tres meses) o matriculaciones con inicios totalmente dispersos a lo largo del año, organizar tu catálogo bajo este parámetro podría no ser lo más práctico.
Requisitos previos antes de iniciar la copia masiva
Para evitar incidencias en la emisión de recibos o la pérdida de automatismos, el sistema exige completar dos pasos críticos en la gestión de matrículas y tarifas antes de ejecutar la duplicación:
1. Crear el concepto de inscripción del año siguiente
Si tu centro educativo utiliza tasas de matrícula o conceptos de inscripción, es obligatorio dar de alta este concepto para el nuevo periodo antes de iniciar la migración. De este modo, al realizar la copia masiva, la plataforma de gestión educativa detectará el nuevo concepto y lo dejará prellenado automáticamente, agilizando el proceso.
2. Desvincular precios en el Gestor de Formas de Pago
En el ecosistema de Atenea conviven dos tipos de estructuras comerciales para la facturación para academias:
- Formas de pago simples: Son precios corrientes creados de forma independiente para un curso específico dentro de un producto, los cuales se pueden copiar de manera directa sin configuraciones adicionales.
- Precios compartidos (Gestor de formas de pago): Son plantillas de precios centralizadas que comparten múltiples cursos a la vez (por ejemplo, el mismo coste mensual asignado simultáneamente a distintas materias).
Si tus cursos dependen de un precio compartido del gestor, debes hacer clic en “desvincular” antes de arrancar la copia masiva. Esta acción es completamente segura: asegura que cualquier modificación posterior en las tarifas del nuevo año no afecte en absoluto a las matrículas ni a los recibos emitidos en el periodo vigente.
Guía paso a paso para la copia masiva de cursos
El proceso técnico de clonación dentro del software para centros de formación debe ejecutarse siguiendo un orden metodológico estricto para preservar la integridad de los nombres de los cursos y sus dependencias.
Paso 1: Configurar el nuevo periodo académico
El acceso a esta función se encuentra centralizado en la ruta Evaluaciones > Cursos académicos. Una vez allí, selecciona el producto padre de tu centro, pulsa en “Nuevo” e introduce la nomenclatura del año entrante junto a sus fechas de inicio y fin antes de guardar los cambios.
Paso 2: Duplicación de cursos simples
Regresa a la pantalla de edición del nuevo curso académico y selecciona el año lectivo de origen. Para las asignaturas estándar (sin dependencias), marca los elementos deseados, activa la opción “copiar las formas de pago” y selecciona el concepto de inscripción idóneo para el próximo año antes de confirmar la operación.
Paso 3: Clonación ordenada de cursos asociados (Packs formativos)
Los cursos asociados son aquellos que se venden de forma conjunta como un pack educativo. Para copiarlos con éxito en el programa para academias, sigue este orden:
- Copiar primero las materias asociadas secundarias: Selecciona y clona primero los cursos que actúan como complementos (los cuales suelen configurarse como gratuitos). Al hacerlo en este orden, el sistema actualiza automáticamente los años que aparecen entre paréntesis en el nombre del curso de destino.
- Copiar el curso principal contenedor: Una vez duplicados los complementos, selecciona la materia principal (el curso contenedor) y marca obligatoriamente la casilla “copiar cursos asociados” para que el pack se vincule de forma correcta en el nuevo periodo.
Paso 4: Actualización de periodos y vinculación de precios
Tras haber clonado las estructuras, el último paso consiste en restablecer el aspecto financiero para los precios compartidos. Accede al Gestor de formas de pago, actualiza los periodos de facturación al año entrante (eliminando los registros del año anterior) y vuelve a vincular tus nuevos cursos a estas tarifas centralizadas.
Conclusión y aprendizajes clave
La digitalización educativa y la actualización de catálogos mediante los cursos académicos de Atenea transforma una tarea que solía requerir días de trabajo manual en un proceso predecible y rápido. Los aprendizajes esenciales para dominar esta funcionalidad de automatización administrativa incluyen recordar el orden de jerarquía al copiar packs asociados, la obligatoriedad de desvincular las tarifas compartidas para blindar la facturación del año vigente y entender que la copia masiva duplica exclusivamente la arquitectura comercial del centro, manteniendo intacto el histórico de alumnos.